8 Bonnes pratiques pour créer une invitation à une réunion

Voici 8 bonnes pratiques à suivre pour créer une invitation à une réunion :

1. Faites une liste des personnes à inviter : commencez par la liste des personnes qui doivent absolument être présentes à la réunion, puis ajoutez les personnes qui pourraient être intéressées par la réunion, mais qui n'ont pas besoin d'y être obligatoirement présentes.
2. Choisissez une date et un horaire qui conviennent à tout le monde : essayez de trouver une plage horaire qui conviendra à la plupart des personnes invitées. Si vous avez des personnes qui travaillent à des horaires atypiques, tenez compte de leurs disponibilités.
3. Définissez un objectif clair pour la réunion : assurez-vous que les personnes invitées comprennent pourquoi la réunion a lieu et ce qui sera discuté pendant celle-ci.
4. Préparez un ordre du jour : préparez un ordre du jour détaillé de tous les sujets qui seront discutés pendant la réunion. Cela permettra aux personnes invitées de se préparer et de mieux comprendre ce qui sera abordé.
5. Envoyez l'invitation à temps : envoyez l'invitation suffisamment à l'avance pour que les personnes invitées puissent planifier leur temps et se préparer pour la réunion.
6. Incluez tous les détails nécessaires : dans l'invitation, indiquez la date, l'heure, le lieu de la réunion, ainsi que tout autre détail important (par exemple, si la réunion sera en ligne ou en personne, si des documents seront partagés, etc.).
7. Demandez aux personnes invitées de confirmer leur présence : demandez aux personnes invitées de confirmer s'ils seront présents ou non à la réunion, afin que vous puissiez planifier en conséquence.
8. Envoyez un rappel avant la réunion : envoyez un rappel aux personnes invitées la veille de la réunion pour leur rappeler l'heure et le lieu de la réunion. Cela peut être utile pour éviter les absences non prévues.